Privacybeleid

Privacyverklaring – Toepassing GDPR/AVG 

Voorjaar 2022 

 

1. Situering 

VEJOS – Vereniging voor Orthopedie en Sportgeneeskunde – zet zich in om de wereld tussen orthopedie en sportgeneeskunde te verbinden, alsook gemotiveerde studenten de gelegenheid te geven zich te verdiepen in de verschillende specialisaties hieromtrent. Aangezien er gewerkt wordt met private gegevens van bedrijven en personen, wordt een praktische toepassing van de ‘The General Data Protection Regulation’ (GDPR) en de ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ (AVG) beschreven. 

 

2. Verklaringen en basisprincipes

2.1 GDPR/AVG 

Wat houden deze beschermingswetgevingen in? De belangrijkste principes voor het omgaan met persoonlijke data zijn: 

  • Eerlijkheid en transparantie: er moet eerlijk en transparant omgegaan worden met persoonlijke data. 
  • Doelbeperking: persoonlijke data mag enkel verzameld worden voor specifieke en legitieme doeleinden en mag niet gebruikt worden voor andere redenen. 
  • Data verkleining: persoonlijke data moet relevant en gelimiteerd blijven tot het noodzakelijk voor het bereiken van het doel. 
  • Accuraatheid: persoonlijke data moet correct en up to date blijven. 
  • Houdbaarheid limiet: persoonlijke data mag slechts voor de tijd nodig voor het doel te bereiken bijgehouden worden. 
  • Vertrouwelijkheid en integriteit: persoonlijke data moet opgeslagen worden op een manier die de veiligheid van de data garandeert (inclusief de bescherming tegen niet-geautoriseerde toegang, verlies of schade). 
  • Bovendien onderscheiden we een aantal verplichtingen die VEJOS België ter harte neemt: 
  • Het recht om als derde of als lid eigen persoonlijke data te kunnen raadplegen, wijzigen en verwijdering: iedereen heeft het recht te weten welke data wordt bijgehouden door de organisatie. Iedereen mag vragen deze informatie aan te passen of te verwijderen. 
  • Veiligheidsmaatregelen: data moet beschermd worden. Wanneer data gelekt wordt, dient de 
  • organisatie dit te melden aan een veiligheidscomité, binnen de 72 uur. 

 

3. Privacybeleid VEJOS België

3.1 Direct verzamelen en beheren van persoonsgegevens: richtlijnen 

  • De reden waarom nieuwe persoonsgegevens opgevraagd worden, wordt steeds gegeven. 
  • Elke inzameling wordt voorzien van een vermelding van contactgegevens waar men zich toe kan richten voor inzage, verbetering of verwijdering van de gegevens (zie: disclaimer, onderaan). 
  • Enkel gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het doel van de gegevensverzameling, worden opgevraagd. 
  • Indien gegevens gedeeld zullen worden met derden, dient dit uitdrukkelijk vermeld te worden. Personen kunnen via een “opt-out” aangeven dat hun gegevens niet doorgegeven mogen worden. 
  • In online formulieren worden velden die verplicht zijn in te vullen aangegeven met een “*”. 
  • Volgende gegevens worden niet ingezameld:
    • raciale of etnische afkomst; 
    • politieke opvattingen; 
    • godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuigingen; 
    • lidmaatschappen van vakverenigingen; 
    • medische gegevens; 
    • of seksuele geaardheid. 
  • Voor inschrijvingen op externe mailings (nieuwsbrieven, uitnodigingen…) wordt steeds een “opt- in” keuzevak gebruikt. Personen kiezen op ze het aanvinken; het mag niet vooraf aangevinkt staan. 
  • De gegevens worden enkel bewaard binnen de beveiligde omgeving van VEJOS BE (OneDrive, PC van het bestuur). 
  • De persoonsgegevens worden niet langer bijgehouden dan strikt noodzakelijk voor het doel van de verzameling. Alle bestanddelen worden dan van de Sharepoint, laptops… verwijderd. 
  • Bij verstrijking van een inzamelingsdeadline, wordt de link naar het formulier niet meer ter beschikking gesteld. 
  • De rechten van de betrokkene worden ten allen tijde gerespecteerd (zie infra).

3.2 Indirecte verwerking van persoonsgegevens 

SOGA licht u waar mogelijk in over iedere indirecte verwerking van persoonsgegevens. Personen worden dan geïnformeerd over de bron van deze persoonsgegevens en de categorieën ervan die verwerkt worden. 

3.3 Rechten van de betrokkene 

SOGA ziet er op toe dat de betrokkene op elk moment zijn, haar of hun rechten kan inroepen. Zo heeft iedereen het recht op inzage van de persoonsgegevens. Ook de verbetering, verwijdering op beperking ervan kan aangevraagd worden via de contactgegevens. 

Bovendien heeft men het recht op overdracht van de persoonsgegevens. Bij deze aanvraag maakt men zich kenbaar. Ook het intrekken van een gegeven toestemming is steeds mogelijk zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens o.b.v. een eerder verleende toestemming. Contacteer dan het bestuur. 

De betrokkene heeft bovendien het recht klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (“GBA”) als toezichthoudende autoriteit. 

3.4 Contactgegevens VEJOS België-bestuur 

Bij vragen, opmerkingen, eisen of het vermoeden van een datalek: aarzel niet om het bestuur te contacteren via vejosbe@gmail.com. De klacht wordt in alle betrouwbaarheid behandeld.